L’objectif zéro papier constitue la raison principale de la dématérialisation des factures. En effet, l’absence de feuilles volantes est une initiative inscrite dans la préservation de l’environnement. La suppression du papier renferme bien d’autres objectifs : l’économie, la sécurité des données et la traçabilité.
Réaliser des économies en temps réel
Les entreprises ont longtemps été contraintes de payer une somme colossale dans l’usage de factures classiques. Les impressions des papiers, les manipulations des enveloppes et des encres, les collectes, les stockages ainsi que les transferts impliquent un coût conséquent. La dématérialisation des factures fournisseurs supprime ces contraintes. La solution amoindrit les exemplaires en circulation. Elle vous soulage du coût d’impressions et de transmissions. Elle est deux, voire trois fois moins cher à la facture physique. D’ailleurs, l’économie réalisée se situe entre 25 à 50 %. De plus, la dématérialisation offre un gain de temps. Elle élimine les paperasses qui encombrent votre bureau. Elle vous épargne des tris et des archivages, pouvant prendre jusqu’à dix jours. En quelques clics, vos documents sont numérisés, stockés et accessibles dans le Cloud. D’autant plus que la pratique optimise votre espace de stockage. Conscient de l’impact de la numérisation, le gouvernement a ainsi instauré l’arrêté du 22 Mars 2017. Cette réglementation autorise l’usage de documents numériques dans le cadre du contrôle fiscal et du contrôle Urssaf.
Garantir la sécurité des données
Gérer vos factures n’a jamais été aussi simple avec la solution dématérialisée. Sous cette forme, les papiers échappent aux risques d’altération, de détérioration et de perte. Ils gardent une bonne lisibilité même après des années de conservation, contrairement à une facturette illisible au bout de deux jours. La numérisation assure la pérennité des informations. D’autant plus que ces dernières sont à l’abri des tentatives de cyberattaques. Le format facilite l’intégration et la centralisation des données au sein de votre système. Les transferts et les partages s’accélèrent et les messages deviennent accessibles depuis n’importe quel terminal. La marche vers le numérique développe le travail collaboratif, un atout concurrentiel pour votre entreprise. Les relations internes entre collaborateurs s’intensifient. Les échanges s’activent et la communication est fluide. Par ailleurs, la solution limite les retards de paiements et le non-respect des échéances de règlements. Les dates des échéances sont programmées à l’intérieur du système et s’affichent continuellement. Fonction dérivée de la dématérialisation, l’automatisation des paiements prend le relais à l’approche des dates des échéances. Elle évite ainsi les pénalités et les litiges. Elle favorise la rigueur et renforce le capital confiance avec vos fournisseurs.
Assurer une meilleure traçabilité des documents
En plus de mieux gerer les factures, la dématérialisation facilite la traçabilité des documents. En outre, elle identifie les clients et les fournisseurs qui ont déjà consulté et reçu leurs factures. Elle vous aide également à repérer celles encore en attente de livraison. La traçabilité est cruciale dans les procédures de traitement des documents. Elle garantit une meilleure transparence. Elle renforce la fiabilité et la collaboration entre les différents acteurs de chaque étape du parcours.
À noter que la dématérialisation des factures se décline en trois formes spécifiques : la facture EDI, la facture PDF et la facture en papier numérisé. La facture EDI (Échange de données informatisé) repose sur des données structurées et sécurisées. La solution est applicable à condition que les deux parties (fournisseur et client) utilisent un système similaire. Puis, la facture PDF nécessite une signature électrique certifiant l’authenticité du document. Aux yeux de la loi, ces deux formats demeurent à ce jour les seuls valables sur le plan fiscal. Pour finir, la facture sur papier numérisé désigne une version numérique obtenue à partir du scan du papier original.