En tant qu’entité représentative, le CSE se doit de bénéficier d’un outil de travail adapté pour exercer ses missions dans les meilleures conditions. Acteur incontournable de la vie en entreprise, cet organisme joue un rôle important en matière de protection des salariés et fait face à des contraintes variées. Heureusement, il existe aujourd’hui diverses solutions informatisées, destinées à lui permettre d’optimiser la gestion et la planification de ses activités. Alors, que faut-il savoir sur cette technologie et quels sont les critères à considérer pour choisir le bon dispositif ?
En quoi consiste un logiciel CSE ?
Outre le fait d’être un outil de pilotage de projet, il s’agit d’une solution informatisée dont la principale fonction consiste à optimiser le fonctionnement du CSE au quotidien. Il assure, entre autres, la tenue de la comptabilité, la planification des réunions et l’échange d’information. En pratique, ce logiciel comprend un ensemble de modules fonctionnels qui est en lien avec toutes les activités de cet organisme. Suite aux nombreuses réformes récemment apportées au Code du travail, le CSE est aujourd’hui considéré comme étant la seule entité représentative du personnel d’entreprise. Il reprend les fonctions anciennement détenues par les IRP, le CE et le CHSCT. Dans l’optique d’une organisation cohérente, se passer de ce support automatisé paraît donc inconcevable surtout face à l’étendue des opérations qu’il sera amené à gérer. En plus de la centralisation du système d’information, ce dispositif recense l’ensemble des données personnelles de chaque salarié pour les regrouper dans un espace de travail unique. Cela permet en retour, la mise en place d’une messagerie collaborative ainsi que l’établissement d’un tableau de bord de suivi en temps réel.
Les critères pour choisir une plateforme adaptée
Avant de choisir un quelconque logiciel de gestion cse, sachez qu’il vous faudra d’abord déterminer le contexte et les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre projet. En se basant sur l'analyse de l’existant, il sera ensuite plus facile d’établir un cahier des charges dressant une liste des outils dont vous aurez besoin. Devront alors être considérés la taille de votre structure, le secteur d’activité dans lequel vous évoluez ainsi que le nombre d’utilisateurs pouvant intervenir sur la plateforme. Selon les spécificités propres à votre organisation, vous pouvez faire le choix entre deux types de plateforme de gestion CSE qui sont proposés sur le marché: un logiciel tout-en-un ou une solution clé en main. En optant pour cette dernière, vous pourrez notamment personnaliser votre instrument de travail en y intégrant diverses fonctionnalités. Parmi elles, il y a le suivi des heures de délégation, le partage de documents, la billetterie ou encore la création d’un module de visioconférence et d’un agenda partagé.
À qui s’adresser pour bénéficier d’un accompagnement de qualité ?
Tout comme celui du logiciel, le choix de l’éditeur nécessite également la prise en compte de plusieurs éléments importants. De ce fait, n’hésitez pas à jeter un coup d'œil à son savoir-faire, à sa réactivité, à l’accessibilité de son support technique et à la qualité de son service après-vente. En faisant appel à un professionnel reconnu, une période d’essai sans engagement vous sera même accordée, de façon à vous aider dans votre recherche de la bonne formule. Cette opportunité vous donnera notamment la possibilité d’apprécier l’efficacité du logiciel, sa facilité de prise en main et son ergonomie. D’un autre côté, la facturation des services est aussi un autre point à considérer puisque les tarifs affichés diffèrent d’un professionnel à un autre. Pour trouver la meilleure offre, pensez donc à soumettre votre projet auprès de plusieurs professionnels et à leur demander des devis. Ce procédé vous permettra d’avoir une bonne maîtrise de votre budget, d’autant plus que des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour les tâches de maintenance, de mises à jour ou d’ajout de contenus.
Les avantages du recours à la gestion collaborative du CSE
S’équiper d’un logiciel CSE, c’est avant tout faire le choix de la simplicité et du gain de temps. En effet, la hiérarchisation des données réduit considérablement le temps consacré à la réalisation des tâches administratives telles que la préparation des réunions, la rédaction des PV et la gestion des contrats. De même, la dématérialisation apparaît comme étant un moyen de faire des économies sur les frais de fonctionnement et permet d’augmenter la part des ressources affectées aux activités sociales et culturelles. Le secret professionnel étant de rigueur dans les entreprises, opter pour cette technologie garantit la confidentialité des documents sensibles grâce à une sécurité accrue. Avec ce système d’information centralisé (SI), les collègues et les collaborateurs pourront profiter de la fluidité des échanges à travers une messagerie collaborative. Véritable partenaire privilégié, ce dispositif constitue donc une aide précieuse en matière de gestion et se présente comme étant un outil efficace pour assouplir le dialogue social. À la fois pratique et simple d’utilisation, il s’adapte à tous les secteurs d’activité et peut même être combiné à tout autre type de logiciel d’administration du personnel.